Hybride werkmodel voor kunstinstellingen: strategieën voor succes

Afbeelding met dank aan Unsplash

Komt uw kunstorganisatie uit de pandemie tevoorschijn met interesse in een hybride werkingsmodel?

COVID dwong werken op afstand af en normaliseerde het. Maar nu vaccins worden uitgerold en de CDC de beperkingen opheft, overwegen kunstinstellingen hoe hun werknemers weer aan het werk zullen gaan. 

De flexibiliteit en efficiëntie van werken op afstand heeft veel leiders ertoe gebracht een hybride werkmodel te overwegen. Bij Artwork Archive zien we uit de eerste hand hoe musea en andere kunstinstellingen zich aanpassen aan hun nieuwe normaal en productieve en samenwerkende arbeidskrachten creëren, zowel op kantoor als daarbuiten. We delen graag strategieën en hulpmiddelen die kunstorganisaties gebruiken om te communiceren, dingen gedaan te krijgen en samen te werken.

Beginnen…

Overweeg de voor- en nadelen van elk type werkmodel: persoonlijk, op afstand en hybride. 

Als het gaat om het ontwikkelen en behouden van een gezonde werkcultuur, bestaat er geen one-size-fits-all oplossing. Elke kunstorganisatie zal verschillen in missie en soorten programma's, maar ook in personeel en budget.

Om het gesprek te beginnen over welk werkmodel het beste is voor uw organisatie, volgen hier enkele voor- en nadelen waarmee u rekening moet houden voor elk type werk.

Op afstand

Voors: Remote kan helpen bij werving en retentie, omdat u niet door geografie wordt beperkt. U kunt uw medewerkers ook gezond houden door hun tijd op kantoor te beperken. Coworking-ruimtes zijn ook een oplossing voor wie elkaar toch persoonlijk wil ontmoeten. Teamgenoten kunnen indien nodig plannen en vergaderen binnen/buiten het kantoor.

Tegens: Het is een uitdaging om bij werken op afstand een gevoel van eigenaarschap te creëren. Sommige medewerkers ervaren eenzaamheid en isolatie. Managers zijn bang dat hun medewerkers minder betrokken en minder loyaal zullen worden. Dit wordt nog verergerd door het nieuws dat een op de vier werknemers overweegt zijn baan op te zeggen in de nasleep van de pandemie ().

Persoonlijk

Voors: Er zijn bepaalde verwachtingen over het werken op locatie, want dat is wat de meesten van ons gewend zijn. Impromptu en toevallige ontmoetingen stimuleren waarschijnlijk ook de creativiteit. 

Tegens: Je hebt beperkte toegang tot talent. Het personeel zal minder flexibiliteit hebben. Ze hebben geen toegang tot de voordelen van werken op afstand – geen woon-werkverkeer, meer onafhankelijkheid, enz. 

HYBRID

Voors: Een hybride personeelsbestand profiteert van zowel externe als persoonlijke strategieën. Er is flexibiliteit. Medewerkers blijven streven naar een evenwichtige werk-privébalans.

Tegens: Er zijn problemen met de coördinatie. Het is moeilijk om te overlappen. Alles is gepland. Dit kan stress opleveren voor managers. 

Wist je dat er verschillende soorten hybride werkmodellen bestaan?

Hybride is niet slechts één oplossing. Op de werkvloer worden verschillende typen onderzocht. Hier zijn vijf modellen die we tegenkwamen, en ze worden hierin meer in detail besproken .

• Kantoorgericht: Werknemers moeten het grootste deel van de tijd naar kantoor komen, maar bedrijven reserveren één of twee dagen per week waarop werknemers vanaf een andere locatie mogen werken. 

• Volledig flexibel: Medewerkers kunnen kiezen wanneer zij vanaf kantoor willen werken en wanneer zij vanaf een andere locatie willen werken. Volledige flexibiliteit kan snel leiden tot een niveau van werknemersstatus en tot aanzienlijke ongelijkheden die in het voordeel zijn van degenen die vaker op kantoor zijn. Er zijn ook echte coördinatieproblemen, omdat het vaak moeilijk is om te voorspellen wie er op kantoor zal zijn. 

• Op afstand (afstandsbedieningvriendelijk): In dit model mogen sommige werknemers op afstand werken. Sommige specifieke dagen zijn mogelijk niet toegestaan ​​voor werken op afstand. 

• Hybride kantoor op afstand: Werknemers krijgen een “menu” met opties waaruit ze kunnen kiezen, waaronder een optie op afstand, een optie voor flexibel werken (werknemers werken 2-3 dagen per week vanuit kantoor) en een optie op kantoor. Dit kan moeilijk zijn als managers en leidinggevenden ervoor kiezen om in een kantooromgeving te werken. Medewerkers kunnen het gevoel hebben dat ze op kantoor thuishoren. 

• Eerst verwijderd: Op afstand is de standaardinstelling. Dit model verschilt doordat werknemers de mogelijkheid krijgen om op afstand te werken in plaats van simpelweg de optie toe te staan. 

Tot nu toe lijkt het erop dat veel musea kiezen voor een kantoorgebaseerde aanpak met één tot twee vaste werkdagen op afstand. Zelfs vóór de pandemie lieten sommige organisaties hun werknemers op afstand werken. 

Factoren waarmee u rekening moet houden bij het overwegen van een hybride model

De aard van het werk van de werknemers en de specifieke taken die zij uitvoeren. 

Wie brengt het grootste deel van zijn tijd alleen door aan zijn bureau? Wie heeft toegang tot objecten nodig? Wie moet samenwerken en relaties opbouwen? De werkstijlen en behoeften van restauratoren en installateurs zijn anders dan die in ontwikkeling. De financiën kunnen buiten het kantoor plaatsvinden, terwijl de beveiliging aanwezig moet zijn. 

Identiteit van uw medewerkers 

Het is je misschien opgevallen dat sommige werknemers het goed hebben gedaan terwijl ze op afstand werkten, terwijl anderen moeite hadden zonder sociale interactie. Sommige werknemers zijn wellicht meer intrinsiek gemotiveerd en genieten van hun eigen ruimte. Terwijl anderen menselijke interactie nodig hebben en hun werk wordt verbeterd door face-to-face interactie. 

Thuis installatie

Sommige werknemers hebben niet de luxe van een thuiskantoor. Of ze hebben misschien familieleden of huisgenoten in huis. Deze mensen geven er waarschijnlijk de voorkeur aan om naar een kantoor te komen en een eigen ruimte te hebben.

Anciënniteit of werkervaring van de werknemer 

Nieuwe of onlangs gepromoveerde medewerkers moeten mogelijk ter plaatse zijn. Deze groep heeft vaak coaching van hun managers nodig, en nieuwe medewerkers profiteren van de interactie met teamgenoten buiten hun afdeling. 

Leeftijd 

Vertegenwoordigers van Generatie Z zijn over het algemeen het liefst op kantoor (zo blijkt uit verschillende onderzoeken). Ze zijn nieuw in de professionele wereld en hun sociale leven is vaak verweven met werk. Ze merkten ook op dat hun productiviteit is afgenomen sinds ze vanuit huis zijn gaan werken. 

Vergeet niet naar uw medewerkers te luisteren. Bedenk hoe u aan hun behoeften kunt voldoen en tegelijkertijd de productiviteit van uw organisatie kunt behouden. 

Strategieën voor een succesvol hybride model

Hybride werk vereist toegang op afstand , documentatie en je teamgenoten.  

Uit onderzoek blijkt dat 72% van de leidinggevenden investeert in virtuele samenwerkingstools. 

In het kunstarchief We hebben veel teams zien overstappen op online tools om effectief te kunnen blijven werken, zowel op locatie als op afstand. Eerlijk gezegd zijn non-profitorganisaties traag met het omarmen van virtuele toegang, maar COVID heeft dit noodzakelijk gemaakt.

Hieronder staan ​​manieren waarop kunstorganisaties hybride werk doen met de . 

Altijd toegang tot informatie met een museumdatabase zoals . 

Maak informatie toegankelijk, zodat u op afstand kunt samenwerken

Als u eenmaal personeel heeft toegewezen, wilt u er zeker van zijn dat u nooit informatie kwijtraakt. Met behulp van een online kunstcollectiebeheersysteem worden al uw kunstgegevens, afbeeldingen, contacten en documenten op één plek gecentraliseerd. U kunt eenvoudig de informatie die u nodig heeft, vinden, openen en delen.

Bovendien ben je altijd voorbereid. U heeft de details gereed voor de raad van bestuur en de medewerkers, de pers, verzekeringsclaims en het belastingseizoen.

En het beste van alles is dat u niet afhankelijk bent van fysieke aanwezigheid ter plaatse. U heeft overal en op elk apparaat toegang tot uw kunstcollectie. 

het team van de Universiteit van Nevada, Las Vegas werd geplaatst. Ze hebben zowel on-site als off-site medewerkers die tegelijkertijd werken. Zij gebruiken Artwork Archive om ervoor te zorgen dat iedereen, waar dan ook, toegang heeft tot de collectie en informatie. 

Het Albin Polasek Museum en de Beeldentuinen verplaatsten hun tentoonstellingen online met het hele team thuis. Ze organiseerden zelfs een online inzamelingsactie ( te veel. Bekijk hun huidige tentoonstelling, die op hun website is ingebed vanuit hun Artwork Archive-account.

Deel vaak informatie

Met uw kunstcollectie online kunt u eenvoudig informatie delen en versturen. U kunt leningen en donaties coördineren, educatief materiaal maken, uw archief delen met onderzoekers en uw waarde en impact blijven bewijzen aan belanghebbenden en besluitvormers. 

Er zijn vele vormen om deze informatie te delen met online kunstcollectiebeheersystemen, waaronder: inventarislijsten, portfoliopagina's, onderhoudsrapporten, muur- en adreslabels, verkoop- en onkostenrapporten, QR-codelabels en tentoonstellingsrapporten. 

Jouw publiek bevindt zich waarschijnlijk ook op afstand. Alisha Kerlin, uitvoerend directeur van het Marjorie Barrick Art Museum, zegt dat ze met één klik lopende persverzoeken voor tentoonstellingen kan sturen. Mensen van buiten Las Vegas zijn ook geïnteresseerd in de collectie en ze kan eenvoudig informatie rechtstreeks delen vanuit haar Artwork Archive-account. 

Alisha kon een lening bedingen aan zowel een plaatselijk centrum voor podiumkunsten als aan het kantoor van congreslid Susie Lee in Washington D.C. terwijl ze thuis was. 

Creëer exclusieve online weergaven van uw kunstcollecties. Nodig uw contacten uit om uw kunst te bekijken in de privékamers van Artwork Archive. 

Gebruik privéruimtes om samen te werken en projecten te coördineren

het is een hulpmiddel dat is opgenomen in de database van het Artwork Archive. U kunt een kunstcollectie creëren en deze rechtstreeks delen met een specifiek publiek. 

Vivian Zavataro gebruikt privékamers om kunstcollecties te creëren die docenten en studenten in hun lessen kunnen gebruiken. Een professor benaderde bijvoorbeeld een museum en vroeg om toegang tot de collectie hedendaagse kunst. De privékamers vergemakkelijkten de samenwerking tussen de afdelingen van het museum en de universiteit. En er hoefde niemand ter plaatse aanwezig te zijn. 

“Privéruimtes zijn ideaal voor het ontwikkelen van ideeën onder het personeel. We kunnen afbeeldingen toevoegen en eenvoudig tussen opties schakelen”, zegt Alisha. “We gebruiken ze ook om naar onze concerten te reizen. Delen is eenvoudig.”

Gebruik een schema om iedereen bij de les te houden.

Alle belangrijke data en taken kunnen worden opgeslagen in de online kunstdatabase. Met een gedistribueerd team kunt u belangrijke taken identificeren en herinneringen instellen, zodat niemand een detail mist. U kunt uw aankomende projecten en deadlines bekijken. synchroniseert ook met uw agenda en u ontvangt wekelijkse e-mails. 

Een kunstcurator bij Stanford Children's Health gebruikt Scheduler om komende natuurbehoudsevenementen te plannen. Ze werkt ook op afstand samen met haar conservator. Iedereen heeft toegang tot het Kunstarchief en kan tegelijkertijd het project beheren waarbij de staat van duizenden kunstwerken in zijn collectie wordt beoordeeld. De curator uploadt zijn aantekeningen en behandelplannen rechtstreeks naar het Kunstarchief-account, zodat de curator de informatie kan bekijken en raadplegen. 

De Kunstarchiefplanner zorgt ervoor dat er geen details over het hoofd worden gezien. 

Betrek stagiaires en vrijwilligers bij projecten, zowel op locatie als daarbuiten

“Tijdens de lockdown konden we onze vrijwilligers en stagiaires bezig houden met Artwork Archive”, vertelt Vivian. “We hebben werken aan verschillende studenten toegewezen, zodat zij deze konden onderzoeken en hun bevindingen konden toevoegen aan het Kunstarchief. Elke leerling had zijn eigen login en we konden zijn activiteiten volgen met behulp van de Activiteitsfunctie.

Het Hooggerechtshof van Ohio huurde een stagiair in om te helpen met hun inventarisatieproject. Ze nam een ​​statisch spreadsheet en uploadde het naar Artwork Archive, zodat ze de database vanuit haar studentenkamer kon bijwerken. Ze verzamelde virtueel documenten van werknemers en voegde bestanden toe aan de dossiers van de vestiging. Toen ze afstudeerde, had ze het inventarisatieproject voltooid, waardoor het Hooggerechtshof van Ohio een robuuste database met afbeeldingen, details en documenten achterliet... en een uitstekende aanbeveling.

Houd contact met uw team met deze tools

Naast een online kunstcollectiebeheersysteem zoals , zijn er nog andere tools die u aan uw virtuele werkruimtetoolbox kunt toevoegen. 

We hebben gezien dat musea platforms voor videoconferenties gebruiken, zoals , en . is een uitstekend communicatieplatform voor teamchats of directe berichten. Om projecten gaande te houden, kunt u toepassingen gebruiken zoals , of . Als u klantenondersteuning op uw website wilt bieden, overweeg dan apps als of . is een geweldige manier om elektronische handtekeningen vast te leggen. ontworpen voor terugbetalingsbeheer. En om uw creativiteit de vrije loop te laten, kunt u stroomdiagrammen en mindmaps bekijken. 

Virtueel kan een uitdaging zijn voor mensen met een beperking. Creëer toegang met of een dienst die Video Remote ASL-ondertiteling en vertolking via Zoom biedt. 

Ontwikkel een productief en collaboratief personeelsbestand, ongeacht het door u gekozen werkmodel. voor eenvoudig te gebruiken, cloudgebaseerde tools voor het beheren van kunstcollecties, zowel on-site als off-site.